Feb 17, 2011
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El Ayuntamiento de San Bartolomé digitaliza su Archivo para agilizar el uso de los expedientes y garantizar su seguridad

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El Ayuntamiento de San Bartolomé de Tirajana está digitalizando el Archivo Municipal con el triple objetivo de garantizar la seguridad de los expedientes, agilizar las tareas administrativas internas y dar cumplimiento a la Ley 11/2007, que obliga a los organismos públicos a permitir a los ciudadanos el acceso informatizado a los expedientes en los que forman parte.

Según la alcaldesa, María del Pino Torres, esa digitalización del Archivo, que se está asumiendo “como una prioridad para poder interconectar sus servicios con los del resto de la administración municipal y, asimismo, dejar de utilizar el papel como principal soporte documental, nos permitirá garantizar la seguridad de los expedientes, ya sea por su uso, el paso del tiempo, o los posibles extravíos ”.

En estos momentos se está desarrollando una aplicación informática de gestión de archivos que permitirá incluir los servicios del Archivo en la red de alta velocidad que el Ayuntamiento ya está ejecutando con la implantación del cable de fibra óptica en el municipio y que estará operativa en apenas dos meses.

A esta fase de digitalización del Archivo adjudicado a la empresa Sedicana S.L. se han destinado 50.000 euros del Plan Zapatero, y se han escaneado y capturado en formato TIF unos 31.263 documentos entre folios y planos, correspondientes a 1.915 expedientes, de los que 975 integran la serie documental Bienes Inmuebles Municipales, y otros 940 la serie Obras Mayores de los años 1964 a 1976.

Acceso a los usuarios

La alcaldesa informó que “se decidió priorizar la digitalización de esos expedientes para evitar la pérdida de información por ser los documentos más antiguos y estar algo deteriorados”. Al mismo tiempo esos expedientes también se han formateado en PDF para posibilitar su acceso a los usuarios, y han quedado vinculados a un buscador que permite su rápida localización a través del nombre del peticionario, la materia del expediente, la ubicación topográfica de la actuación descrita o el nombre del arquitecto.

Este último proceso de informatización de expedientes se une al digitalizado de las actas de los plenos celebrados entre los años 1870 y 1996, y a la digitalización que se está llevando a cabo desde el 2007de toda la documentación del área de Contratación.

Para proseguir con la digitalización del Archivo y del resto de las áreas administrativas, el Ayuntamiento ha adquirido dos escáneres: uno para documentos pequeños de tamaño folio, y otro para planos de proyectos y planes urbanísticos, y será el propio personal del Archivo quien se encargue de la reproducción digital de toda la documentación.

Agilización de trámites

Estos procesos de digitalización -según la alcaldesa- permitirán colocar todos los expedientes administrativos en soporte electrónico y vincularlos a la red de telecomunicaciones que se está implantando para agilizar la administración municipal. “De ese modo los trabajadores del Ayuntamiento accederán a toda la información que necesitan del Archivo para desarrollar su trabajo diario, sin necesidad de esperar por los expedientes de papel, y eso agilizará la actuación administrativa y la capacidad de respuesta a las solicitudes de los ciudadanos”.

En ese sentido, el concejal Blas Ramón Ortega apunta que durante el pasado año 2010, desde el Archivo Municipal se suministraron para consulta a los distintos departamentos administrativos del Consistorio más de 1.400 expedientes. “La digitalización del Archivo agilizará los trámites, tanto para los funcionarios como para los ciudadanos”, dice.

Tanto Ramón Ortega como la alcaldesa coinciden en que el Archivo Municipal será trasladado próximamente a las dependencias de la nueva Biblioteca Municipal, frente al Estadio, “para que pueda convertirse no sólo en un lugar de consulta sino también en un espacio de investigación”.

El concejal David Delgado, responsable del área de Nuevas Tecnologías, afirma que “los proyectos que el Ayuntamiento está asumiendo para su modernización y renovación tecnológica, con la digitalización de su archivo y la implantación del nuevo sistema de comunicaciones a través de fibra óptica, harán cambiar casi por completo la operatividad de nuestra administración”.

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Gran Canaria

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